ChatGPT ist ein starker Allzweck-Assistent und lässt sich auch an Firmendokumente anbinden. Wann das reicht und wann ein spezialisiertes Tool besser passt.
Allgemeine KI-Assistenten wie ChatGPT sind hervorragend für Aufgaben, bei denen allgemeines Weltwissen oder reine Sprachfähigkeit gefragt sind: einen Textentwurf umformulieren, eine Idee brainstormen, einen allgemeinen Sachverhalt erklären. Für viele Mitarbeitende ist das im Alltag bereits ein spürbarer Zeitgewinn.
Von sich aus kennt ein allgemeiner KI-Assistent eure Preisliste, euer Handbuch oder eure internen Prozesse nicht. In der privaten Nutzung heißt das meist: Datei anhängen oder Text einfügen, bei jeder neuen Frage wieder. Für den geschäftlichen Einsatz bietet OpenAI inzwischen mehr: In den Business- und Enterprise-Tarifen lassen sich Dateien in gemeinsamen Projekten ablegen und Ablagen wie SharePoint oder Google Drive anbinden, und Antworten verweisen auf die genutzten Quellen.
Wer ChatGPT ohnehin im ganzen Team nutzt und seine Unterlagen sauber in einer solchen Ablage pflegt, kommt damit schon weit. Die Frage ist dann weniger, ob ChatGPT euer Firmenwissen erreichen kann, sondern welches Werkzeug am besten zu eurem Alltag passt.
Wenn ein Team vor allem nachschlägt statt schreibt, zählen andere Dinge als bei einem Allzweck-Assistenten: Lässt sich jede Antwort bis auf die Seite im Originaldokument nachprüfen? Werden große Preislisten und Stücklisten zuverlässig ausgewertet, statt nur ähnliche Zeilen zu finden? Lassen sich einzelne Unterlagen vor Teilen des Teams verbergen, ohne ein Berechtigungskonzept aufzusetzen? Und passt das Preismodell zu einem kleinen Betrieb? Diese Fragen lohnt es sich bei jedem Werkzeug zu stellen, auch bei ChatGPT.
Bei der kostenlosen oder privaten Consumer-Version eines allgemeinen KI-Assistenten ist oft unklar oder ungünstig geregelt, ob eingegebene Inhalte zu Trainingszwecken verwendet werden, wo genau sie verarbeitet werden und ob es einen belastbaren Auftragsverarbeitungsvertrag gibt. Für den produktiven Einsatz mit echten Firmendokumenten braucht es hier klare, vertraglich zugesicherte Antworten — nicht nur eine allgemeine Datenschutzerklärung für Privatnutzer.
Ein spezialisiertes Firmenwissen-Tool lohnt sich, sobald dieselben oder ähnliche Fragen wiederholt an mehrere Dokumente gestellt werden, mehrere Personen im Team Zugriff brauchen, oder wenn Datenschutz und Vertraulichkeit über den eigenen Chatverlauf hinaus eine Rolle spielen. Für die reine gelegentliche Formulierungshilfe reicht ein allgemeiner Assistent weiterhin völlig aus — beides schließt sich nicht gegenseitig aus.
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